Setor de Apoio Administrativo (SAA)

ATRIBUIÇÕES DO SETOR DE APOIO ADMINISTRATIVO DO DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Para consultar os contatos do DCOM acesse http://dcom.proad.ufsc.br/contatos/

ATENDIMENTO

  • Prestar esclarecimentos e orientações acerca dos trabalhos realizados pelo Departamento de Compras, zelando pela satisfação dos clientes internos e externos, por meio de atendimento pessoal, telefônico, via e-mail institucional, ou via (apenas para servidores);
  • Recepcionar e atender os visitantes que chegam ao Departamento;
  • Direcionar/encaminhar demandas dos usuários às Coordenadorias respectivas;
  • Prestar atendimento on-line a servidores via Sala de Atendimento do SAA/DCOM no .

ASSESSORIA E SERVIÇOS DE EXPEDIENTE

  • Assessorar e acompanhar a agenda da Direção;
  • Planejar, organizar e dirigir os serviços de secretaria;
  • Avaliar, selecionar, organizar e encaminhar correspondências, telefonemas e demandas do DCOM;
  • Realizar registros e controles protocolares;
  • Atuar na gestão de arquivos;
  • Revisar e formatar textos administrativos, tais como relatórios, portarias, memorandos e ofícios elaborados pela Direção do DCOM conforme normas de Redação Oficial;
  • Receber, analisar, recusar e/ou tramitar processos, solicitações digitais e correspondências das filas de trabalho SAA/DCOM e DCOM/PROAD no SOLAR;
  • Cadastrar, distribuir e/ou organizar expedientes no SPA/SOLAR dos usuários SAA/DCOM e DCOM/PROAD;
  • Realizar serviços complementares relativos a materiais de consumo, organizando o estoque e os pedidos de almoxarifado do DCOM;
  • Realizar solicitações de serviço da Prefeitura Universitária (PU), da Imprensa Universitária (IU) e de outros setores da UFSC no interesse do Departamento;
  • Selecionar, treinar e gerenciar bolsistas do Setor de Apoio Administrativo;
  • Desenvolver todas as atividades mensais inerentes à entrega das folhas ponto do DCOM à PROAD;;
  • Atuar como agente setorial do DCOM;
  • Acompanhar grupos do DCOM no , conforme solicitado pela Direção;
  • Acompanhar as demandas do Setor de Apoio Administrativo, do Manual de Compras e do Departamento no Trello;
  • Executar tarefas inerentes à área e outras que venham a ser atribuídas pela Chefia ou por autoridade competente.

COMUNICAÇÃO

  • Divulgar e encaminhar as decisões da Direção;
  • Divulgar e controlar os atos administrativos do DCOM;
  • Atualizar  o sítio eletrônico do Departamento de Compras;
  • Disponibilizar informações relevantes relativas ao Setor de Apoio Administrativo e aos processos sob sua condução no sítio do DCOM, ou em outro portal indicado pela Administração Superior, de modo a proporcionar ampla transparência a seus procedimentos;
  • Redigir e revisar textos para o sítio eletrônico do DCOM, e-mails, Manual de Compras. Manual Interno do DCOM etc.;
  • Orientar os servidores da UFSC com relação às normas de conduta pertinentes às atividades sob responsabilidade do Setor de Apoio Administrativo, por meio da disponibilização de manuais, normativas e cursos a elas relacionados.

ATAS DE REGISTRO DE PREÇOS

  • Elaborar, controlar, encaminhar e publicar atas de registros de preços de material de consumo e permanente;
  • Elaborar e publicar Extratos de Registro de Preços no Diário Oficial da União;
  • Encaminhar demandas a fornecedores acerca da assinatura de atas de registro de preços de materiais e demais ações decorrentes;
  • Acompanhar e analisar, em conjunto com a Direção, previamente solicitações de adesão a Atas de Registro de Preço de material demandadas por outros órgãos públicos;
  • Executar cadastrar/atualizar dados de fornecedores e gerar relatórios no MATL;
  • Preencher, acompanhar e atualizar planilhas de controle de atas de registro de preços.

GESTÃO DE PROCESSOS DE COMPRAS

  • Abertura e instrução parcial de processos administrativos contra fornecedores, nos termos dos editais de pregão eletrônicos da UFSC e demais legislações aplicáveis, referentes a aquisições de material e conforme motivação enviada pelas Unidades;
  • Preencher, acompanhar e atualizar planilhas de controle de processos administrativos;
  • Realizar análise prévia da documentação encaminhada para abertura de processos de alteração contratual e solicitar ajustes, caso necessários;
  • Instruir processos de alteração contratual após análise da documentação encaminhada por fornecedores;
  • Preencher, acompanhar e atualizar planilhas de controle de processos de alteração contratual;
  • Encaminhar ofícios de notificação aos fornecedores;
  • Realizar o bloqueio de itens junto à SeTIC mediante deferimento da Direção em processos de alteração contratual.

Contato: